Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik dengan ketentuan sebagai berikut :
- Mahasiswa yang mengajukan cuti akademik, status akademik sebelumnya harus aktif dan memenuhi syarat administrasi.
- Cuti Akademik terdiri atas Cuti Akademik Berencana dan Cuti Akademik Khusus;
- Cuti Akademik Berencana
- Cuti Akademik Berencana merupakan cuti yang alasannya telah diketahui oleh mahasiswa sebelum periode registrasi;
- Permohonan Cuti Akademik Berencana diajukan oleh mahasiswa atau kuasanya kepada Dekan/Direktur PKU dengan mengisi formulir yang tersedia di Tata Usaha Prodi/Departemen/Fakultas/Sekolah/PKU dengan melampirkan: (1) fotokopi kartu mahasiswa, (2) tanda bukti pembayaran SPP semester sebelumnya, (3) bukti pendukung alasan permohonan cuti, (4) surat pertimbangan Ketua Prodi/Ketua Departemen atau Pembimbing;
- Permohonan Cuti Akademik Berencana diajukan selambat-lambatnya 14 hari kerja sebelum hari pertama periode registrasi. Mahasiswa program sarjana dan diploma dikenakan pembayaran 20 persen biaya SPP, mahasiswa program pascasarjana dikenakan pembayaran 25 persen biaya SPP. Apabila pengajuan permohonan cuti akademik tidak sesuai dengan butir (Cuti Akademik Berencana) di atas, pemohon dikenakan pembayaran 100 persen biaya SPP;
- Pembayaran yang dimaksud pada butir (Cuti Akademik Berencana) dan (Cuti Akademik Khusus) dilakukan pada periode dan tempat registrasi yang ditentukan;
- Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi pasca cuti status mahasiswanya dinyatakan tidak aktif di semester selanjutnya.
- Cuti Akademik Khusus
- Cuti Akademik Khusus merupakan cuti yang alasannya baru diketahui oleh mahasiswa yang berstatus aktif setelah periode registrasi;
- Permohonan Cuti Akademik Khusus dapat diajukan oleh mahasiswa karena alasan sakit, kecelakaan, atau alasan kuat lainnya dan dapat diajukan oleh mahasiswa atau kuasanya kepada Dekan/Direktur PKU selama semester berjalan dengan cara mengisi formulir yang tersedia di Tata Usaha Prodi/Departemen/Fakultas/Sekolah/Direktorat PKU dengan melampirkan: (1) fotokopi kartu mahasiswa, (2) tanda bukti pembayaran SPP semester berjalan, (3) bukti pendukung alasan permohonan cuti berupa surat rekomendasi cuti dari dokter, (4) surat pertimbangan Ketua Prodi/Ketua Departemen atau Dosen Pembimbing;
- Permohonan Cuti Akademik Khusus karena alasan sakit lebih dari 1 (satu) bulan harus mendapatkan rekomendasi dari dokter dan dilegalisir oleh Poliklinik IPB. Jika dipandang perlu, Dekan/Direktur PKU dapat meminta pendapat dari dokter yang ditunjuk.
- Permohonan Cuti Akademik Khusus karena alasan pribadi (misal: mengikuti ujian dinas/ujian perguruan tinggi lain, pekerjaan/bisnis) dan cuti pada semester batas maksimal masa studi (D3 > 8, D4 > 12, S1 >12, S2 >7, S3>10) tidak diperkenankan;
- Permohonan Cuti Akademik Khusus karena alasan sakit atau kecelakaan diajukan paling lambat sebelum hari pertama masa Ujian Tengah Semester (UTS) pada semester berjalan, biaya SPP yang telah dibayarkan diperhitungkan untuk semester berikutnya setelah dikurangi biaya cuti sebesar 25 persen dari biaya SPP;
- Permohonan Cuti Akademik Khusus tidak diperkenankan diajukan setelah masa semester berjalan telah berakhir;
- Apabila pengajuan permohonan cuti akademik tidak sesuai dengan butir (1) – (6) di atas, biaya SPP yang telah dibayarkan tidak dapat ditarik kembali dan tidak diperhitungkan untuk semester berikutnya.
- Jangka waktu cuti akademik program diploma dan sarjana diberikan maksimal 2 (dua) semester berturut-turut, dan selama mengikuti pendidikan, cuti akademik hanya diberikan paling lama 4 (empat) semester. Khusus untuk mahasiswa PKU, cuti akademik tidak diberikan per semester tetapi diberikan per 2 (dua) semester. Bagi mahasiswa program magister dan program doktor, cuti akademik diberikan per semester. Selama masa studi mahasiswa program magister dan program doktor hanya diperbolehkan mengambil cuti akademik maksimum 2 (dua) semester.
- Setelah menjalani cuti akademik mahasiswa dinyatakan aktif kembali apabila mengajukan permohonan secara tertulis kepada Dekan/Direktur PKU dengan melampirkan surat izin cuti akademik dan bukti pelunasan SPP-nya.
- Surat permohonan aktif kembali diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum awal semester yang akan berjalan.
- Surat cuti akademik dan surat pengaktifan kembali diterbitkan oleh Dekan/Direktur PKU dengan tembusan kepada Dit.APPMB, Ketua Prodi, Pembimbing.
- Sanksi Cuti Akademik
- Bilamana batas waktu cuti akademik telah habis dan mahasiswa yang bersangkutan tidak mengajukan permohonan aktif kembali pada semester setelah cuti akademiknya habis, maka mahasiswa tersebut dinyatakan tidak aktif. Bagi mahasiswa PKU yang telah berakhir cuti akademiknya dan tidak mengajukan permohonan aktif kembali dinyatakan keluar dari IPB;
- Bagi mahasiswa yang dinyatakan tidak aktif karena alasan yang disebutkan pada butir i.(1). maka semester atau tahun akademik berikutnya diperhitungkan dalam masa studi dan kepada yang bersangkutan akan dikenakan kewajiban membayar SPP beserta denda sesuai semester dimana yang bersangkutan tidak melakukan registrasi ulang.