Mahasiswa akan melaksanakan dua tahap registrasi yaitu registrasi awal dan registrasi ulang. Registrasi awal merupakan registrasi yang wajib dilakukan pada saat pertama kali terdaftar di IPB. Sedangkan registrasi ulang, yaitu registrasi yang dilakukan setiap semester untuk mengikuti pendidikan pada semester yang bersangkutan. Kewajiban registrasi ulang berlaku bagi seluruh mahasiswa multistrata yang belum memperoleh Surat Keterangan Lulus (SKL) dari fakultas/sekolah.
Registrasi terdiri atas registrasi administrasi dan registrasi akademik. Registrasi administrasi adalah melakukan pembayaran biaya pendidikan yang merupakan prasyarat bagi mahasiswa untuk melaksanakan registrasi akademik/Kartu Rencana Studi (KRS).
1. Registrasi Awal
Syarat registrasi awal bagi mahasiswa baru, mahasiswa pindahan dari PT lain, dan Warga Negara Asing adalah sebagai berikut:
a) Melakukan registrasi online melalui laman registrasi.admisi.ipb.ac.id;
b) Mengunggah dokumen yang dipersyaratkan sesuai dengan stratanya;
c) Melengkapi formulir biodata, formulir kesehatan, dan formulir lainnya sesuai dengan strata, serta mengunggah pas foto untuk Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) pada laman yang disediakan;
d) Melakukan pembayaran tagihan biaya pendidikan;
e) Mahasiswa baru resmi sebagai mahasiswa jika sudah melakukan registrasi online dan melakukan pembayaran tagihan biaya pendidikan. Hal ini dibuktikan dengan diterimanya email terkait dengan username dan password untuk masuk ke sistem IPB;
f) Setelah mahasiswa mendapatkan username dan password maka mahasiswa dapat melakukan registrasi akademik.
2. Rencana Studi
a) Mahasiswa menyusun Rencana Studi Paripurna (RSP) bersama-sama dengan Dosen Pembimbing Penggerak atau Komisi Pembimbing.
b) RSP memuat tentang penetapan nama mata kuliah selama masa studi yang akan diambil menurut semester sesuai dengan pola struktur kurikulum sistem K2020. RSP menjadi pegangan mahasiswa dan Dosen Pembimbing Penggerak atau komisi pembimbing dalam penyelesaian studi.
c) Rencana pengambilan mata kuliah setiap semester (diisikan melalui mekanisme KRS online) disusun berdasarkan RSP. Ada kemungkinan KRS tidak sesuai dengan RSP yang sudah disusun karena jumlah sks yang dapat diambil ditentukan berdasarkan Indeks Prestasi (IP) semester sebelumnya. Dengan demikian jumlah sks yang diambil dalam suatu semester bisa lebih rendah atau lebih tinggi dari jumlah sks yang tercantum dalam RSP untuk semester tersebut.
3. Registrasi Ulang
a) Registrasi administrasi meliputi pembayaran SPP dan pembaharuan data diri (bilamana diperlukan) di laman studentportal.ipb.ac.id. Pembayaran SPP dilakukan melalui Host to Host Multi Payment pada bank yang ditunjuk IPB sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan IPB.
b) Registrasi akademik melalui pengisian KRS online yang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa program multistrata (Program Diploma Tiga, Program Sarjana Terapan, Program Sarjana, Program Pascasarjana dan Program Profesi).
c) Mahasiswa aktif adalah mahasiswa yang telah melakukan proses registrasi administrasi dan akademik.
d) Registrasi akademik dilaksanakan secara online (KRS-A dan KRS-B) pada laman studentportal.ipb.ac.id setelah mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing penggerak atau komisi pembimbing pada jadwal yang ditentukan oleh DAPPMB.
e) Sebelum melakukan pengisian KRS online, mahasiswa multistrata (program diploma tiga, sarjana terapan, sarjana, dan pascasarjana) semester ≥ 2 wajib mengisi Formulir Perwalian dan Evaluasi Penyelenggaraan Proses Belajar Mengajar (EPBM) secara online. Pengisian EPBM dan perwalian dapat dilakukan pada laman studentportal.ipb.ac.id dan atau aplikasi IPB Mobile For Student. Persetujuan matakuliah dilakukan oleh Dosen pada hrportal.ipb.ac.id dan atau aplikasi IPB Mobile for Lecture. Persetujuan perwalian dan pengisian EPBM merupakan syarat dibukanya pengisian KRS. Apabila dalam waktu 3 hari dosen tidak melakukan persetujuan perwalian online, maka secara otomatis sistem yang akan melakukan persetujuan (mengizinkan pembukaan KRS online mahasiswa). Apabila mahasiswa belum melakukan pengisian formulir perwalian dan EPBM, maka tidak bisa melakukan pengisian KRS online.
f) Pengisian KRS-A. Pada awal semester genap maupun gasal, mahasiswa harus mengisi KRS-A yang merupakan susunan mata kuliah awal yang direncanakan akan diikuti oleh mahasiswa melalui mekanisme KRS online sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
g) Pengisian KRS-B. Oleh karena suatu alasan, mahasiswa diperkenankan untuk memperbaiki KRS berupa penambahan dan/atau pembatalan mata kuliah yang telah disusun pada masa pengisian KRS sebelumnya (KRS-A) dengan mengisi KRS-B melalui KRS online yang waktunya telah ditetapkan. Penambahan atau pembatalan mata kuliah pada semester berjalan di luar periode yang ditentukan/tidak tercantum dalam KRS-B tidak diperkenankan. Mata kuliah yang boleh ditambahkan melalui KRS-B hanya mata kuliah tanpa praktikum/responsi.
h) Pengaktifan mahasiswa program diploma dan sarjana dengan status non aktif, cuti, perpanjangan masa studi paling lambat hari terakhir pengisian KRS A. Pengajuan pengaktifan untuk status non aktif dilakukan dengan menyertakan surat pengaktifan dari Ketua Departemen/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, sedangkan pengaktifan kembali dari cuti dan perpanjangan masa studi dilakukan dengan menyertakan surat pengaktifan dari Wakil Dekan Fakultas/Sekolah yang dikirimkan ke DAPPMB.
i) Pengaktifan mahasiswa program pascasarjana dengan status non aktif diajukan ke DAPPMB dengan menyertakan surat pengaktifan dari Ketua Departemen/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, sedangkan untuk pengaktifan dari status cuti dan perpanjangan masa studi diajukan ke DAPPMB dengan menyertakan surat pengaktifan dari Dekan Fakultas/Sekolah paling lambat hari terakhir pengisian KRS A.
j) Kartu Rencana Studi mahasiswa akan resmi menjadi Kartu Studi Mahasiswa (KSM) setelah mahasiswa menyelesaikan kewajiban membayar SPP.
k) Khusus mahasiswa PKU yang telah mengambil cuti akademik, registrasi ulang dapat dilakukan oleh mahasiswa setelah mendapat surat izin pengaktifan kembali dari Direktorat PKU.
4. Sanksi Tidak Melakukan Registrasi
a) Bagi mahasiswa baru, pindahan dari PT lain, dan WNA yang baru pertama kali masuk IPB yang terlambat melakukan registrasi tanpa alasan yang sah dinyatakan gugur sebagai mahasiswa IPB.
b) Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi ulang sampai batas akhir keseluruhan proses registrasi dinyatakan berstatus tidak aktif dengan SK Rektor. Masa tidak aktif tersebut diperhitungkan dalam penentuan masa studi dan SPP untuk semester tersebut (100%) tetap harus dilunasi pada periode pembayaran SPP berikutnya.
c) Mahasiswa yang dikenai sanksi berupa status mahasiswa tidak aktif kehilangan hak pelayanan akademik meliputi pemberian kuliah/praktikum, pemberian ujian, pengikutsertaan dalam seminar, diskusi, pelayanan perpustakaan, bimbingan skripsi, bimbingan KRS, penelitian, KKNT/praktik lapangan, konsultasi akademik, dan layanan lainnya yang terkait dengan kewajiban kurikuler mahasiswa, dan pelayanan administrasi akademik meliputi surat izin penelitian, surat izin praktik lapangan, keterangan masih kuliah, keterangan tunjangan keluarga, keterangan pengantar untuk permohonan pelayanan ke instansi lain, registrasi ulang, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), dan layanan lain yang terkait dengan kewajiban administrasi akademik.
d) Mahasiswa yang 2 (dua) semester berturut-turut berstatus tidak aktif dan pada masa registrasi berikutnya tidak melaksanakan registrasi ulang akan diberhentikan dari IPB dengan SK Rektor.
5. Besaran dan Tata Cara Biaya Pendidikan
a) Mulai tahun 2013 diberlakukan Uang Kuliah Tunggal (UKT) bagi program diploma dan sarjana sesuai Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 55 Tahun 2013. UKT ini adalah bentuk biaya pendidikan yang merupakan kontribusi orang tua mahasiswa atas penyelenggaraan pendidikan di IPB. Untuk program sarjana besaran UKT ditentukan dengan mempertimbangkan kondisi sosial-ekonomi mahasiswa yang bersangkutan dan Biaya Kuliah Tunggal (BKT) tiap program studi, sedangkan untuk program diploma besaran UKT sama untuk semua program studi sesuai dengan Surat Keputusan Rektor.
b) Besaran biaya pendidikan untuk program pascasarjana untuk semua program studi sesuai dengan Surat Keputusan Rektor.
c) Tiap mahasiswa multistrata wajib membayar biaya pendidikan pada waktu yang telah ditentukan dalam Kalender Akademik IPB.
d) Mahasiswa yang sedang menjalani cuti akademik membayar biaya pendidikan sesuai dengan ketentuan mengenai cuti akademik.
e) Mahasiswa yang tidak membayar biaya pendidikan sampai batas waktu yang ditentukan dikenai sanksi status tidak aktif pada semester berjalan.
f) Ketentuan pembayaran biaya pendidikan bagi mahasiswa BUD, dan mahasiswa asing, diatur tersendiri dalam Keputusan Rektor IPB.
6. Mekanisme Pembayaran Biaya Pendidikan
a) Mahasiswa dengan Biaya Sendiri
Mahasiswa wajib melakukan pembayaran biaya pendidikan sebelum melakukan pengisian KRS online (A dan B). Pembayaran biaya pendidikan dilakukan secara Host to Host Multi Payment melalui teller, ATM, e-banking, m-banking sesuai jadwal yang telah ditetapkan kecuali calon mahasiswa baru WNA. Tata Cara Pembayaran biaya pendidikan dapat diakses pada laman spp.ipb.ac.id.
b) Mahasiswa dengan Beasiswa Luar Negeri/BUD/Kerja sama.
Pembayaran biaya pendidikan mahasiswa dengan beasiswa Luar Negeri, kerja sama, dan BUD dilakukan dengan 2 (dua) cara. Apabila berdasarkan kontrak yang disetujui bersama antara IPB dan pemberi beasiswa pembayaran seluruh biaya studi mahasiswa dilakukan langsung oleh institusi pemberi beasiswa kepada IPB, maka pembayaran akan dilakukan oleh institusi mitra/pemberi beasiswa ke rekening Rektor sesuai ketentuan yang tertuang dalam Surat Perjanjian Kerja Sama. Apabila biaya Pendidikan disampaikan langsung oleh institusi mitra/pemberi beasiswa mahasiswa yang bersangkutan, maka kepada mahasiswa tersebut dikenakan ketentuan cara dan waktu pembayaran yang sama dengan mahasiswa lainnya.